كيف تستطيع كتابة إيميل بشكل احترافي؟ 2-2

بعد أن تحدثنا عن شكل وترتيب الإيميل الرسمي، وكيف تستطيع كتابة إيميل بشكل احترافي في المقال السابق. سنقوم هنا بعرض نصائح مهمة تساعدكم في إنجاز المراسلات الإلكترونية بشكل احترافي:

• أرسل الإيميل للأشخاص المعنيين فقط

إحرص على إرسال الإيميل للطرف أو الشخص المعني به فقط والذي من المطلوب منه التفاعل مع هذا الإيميل برد أو تصرف معين.

دائماً نضع هذه الأسماء في خانة (إلى  To).

• أرسِل الإيميل بعناية الأشخاص الأعلى رتبة

هناك جهات أو أشخاص أعلى رتبة أو منزلة يجب أن ترسل الإيميل بعنايتهم وذلك لسببين مهمين هما:

• هم الجهة الإدارية أو صاحبة القرار والتي يجب أن تكون على علم بما يتم بخصوص موضوع الإيميل.
• في حال حدث سوء تفاهم بخصوص موضوع الإيميل أو حدث تأخير أو إهمال تستطيع هذه الجهات إعادة الأمور إلى نصابها. من خلال إزالة سوء التفاهم أو التسريع في تنفيذ العملية. دائماً نضع هذه الأسماء في خانة (بعناية  Cc).

• تجنب ارتكاب الأخطاء النحوية والإملائية

سواء كان الإيميل باللغة العربية أو الإنجليزية أو أي لغة أخرى، يجب أن يكون مكتوباً بلغة سليمة خالية من الأخطاء اللغوية أو الإملائية. وكذلك يجب استخدام علامات الترقيم بشكل صحيح ومناسب.

• إستخدم لغة واضحة ومهذبة

لا تكثر من التفاصيل غير المهمة في الإيميل، وحدد الهدف منه بأسلوب واضح وكذلك استخدم لهجة مهذبة وإيجابية. لأنك في نهاية الأمر تود إقناع المتلقي بعرضك أو طلبك، ولن تجد وسيلة أفضل لإقناعه من مخاطبته بذوق واحترام.

• تجنب المصطلحات أو الأسماء الغامضة

لا تستخدم مصطلحات غامضة سواء علمية أو تقنية أو اختصارات لن يستطيع الطرف الآخر فهمها، وبذلك قد يتحول الإيميل لساحة أخذ ورد بسبب الأسئلة التي سيطرحها المتلقي وتضطر للإجابة عليها.

كذلك تجنب إرسال الإيميل تحت أسماء وهمية أو غير شخصية لأن مصيره سيكون الإهمال في أغلب الأحوال.

• تجنب السلبية والاستفزاز

لا تذكر في إيميلك مصطلحات تدل على السلبية أو عدم الثقة وتجنب تماماً استفزاز المتلقي مهما كانت الأسباب لأنك ستخلق مشكلة بدلاً من عقد صفقة أو تسيير عمل معين. ولذلك نؤكد مرة أخرى لا تكتب أي إيميل وأنت تعاني من حالة مزاجية أو نفسية سيئة كالغضب أو الإحباط أو غيرها.

• الملفات المرفقة في الإيميل

يجب أن يكون حجم الملفات المرفقة في الإيميل مناسباً لأن الأحجام الكبيرة قد تسبب صعوبة عند المتلقي في تحميلها والاطلاع عليها.

كذلك لا تنسَ أن تتأكد أنك أدرجت الملفات المرفقة للإيميل قبل إرسالها ولا تنسَ أيضاً أن تبلغ المتلقي أن إيميلك يحتوي على ملفات مرفقة فقد لا ينتبه لوجودها.

• لون الكتابة

إستخدم الألوان الرسمية عند كتابة الإيميل، كالأسود في معظم الحالات فكثرة الألوان والبهرجة تعكس عدم الاحترافية.

وتجنب استخدام اللون الأحمر فهو مرفوض تماماً في المراسلات الإلكترونية لأنه دلالة على التحذير، وهو يستخدم فقط عندما يقوم شخص ذو مرتبة وظيفية كبيرة بتنبيه موظف تحت إدارته أو إشرافه.

• علامات الترقيم

لا تسرف في كتابة علامات الترقيم واستخدمها بعناية لأنها قد تجعل محتوى الإيميل يخرج عن مساره، فعلامة الاستفهام مثلاً قد تدل في بعض الأحيان على الاستنكار، كما أن علامة التعجب لا ينصح باستخدامها أساساً.

• تجنب الإلحاح وكن متعاوناً

في حال لم يصلك رد على إيميلك لا تقم بإعادة إرساله بعدها بفترة قصيرة، وامنح المتلقي الوقت المناسب للاطلاع عليه. وفي حال تأخر الرد بادر بإرسال إيميل آخر قصير كتذكير مهذب.

وفي الأخير تذكر أنك تمثل الجهة التي تعمل لديها عند إرسالك للإيميلات سواء الخارجية منها أو الداخلية، فاحرص على تمثيلها بالشكل اللائق.