كيف تستطيع كتابة إيميل بشكل احترافي؟

أصبحت المراسلات الإلكترونية بواسطة الإيميلات إحدى أهم أدوات التواصل المهني لأجل إنجاز الأعمال بين الشركات والأفراد على حد سواء، ويعاني الكثيرون من عدم معرفة كيفية إنشاء أو كتابة إيميل بشكل مهني واحترافي.

سنستعرض معكم في هذا المقال بعض النصائح المهمة بهذا الخصوص.

الجزء الأول: شكل وترتيب الإيميل الرسمي

1- العنوان

يتكون العنوان من كلمات محددة وبسيطة تختصر وتمثل موضوع الإيميل أو الهدف منه بشكل عام. لا تستخدم حروف الجر ولا علامات الاستفهام أو التعجب في عنوان الإيميل.

في حالة الكتابة باللغة الإنجليزية يجب كتابة أول حرف من كل كلمة في العنوان بالأحرف الكبيرة.

2- التحية

أول جملة تبدأ بها هي إلقاء السلام على الشخص أو الأشخاص الموجه لهم الإيميل.

تختلف التحية بحسب الوضع والشخص الذي تخاطبه، إن كان الخطاب موجهاً لجهة خارجية، إجعل تحيتك رسمية وودودة في نفس الوقت.

في حال مخاطبة من هم أعلى منك مرتبة داخل مكان عملك إجعل التحية رسمية ومختصرة. في حال توجيه إيميلك لزملاء أو أشخاص تقوم بمراسلتهم بشكل متكرر أو مستمر يفضل أن تقتصر التحية على إلقاء السلام فقط.

3- المحتوى

هو الجزء الأكبر من الإيميل والذي تقوم فيه بشرح الموضوع الذي ترغب بطرحه. يفضل أن يكون المحتوى مركزاً ومختصراً ومكتوباً بلغة واضحة وسليمة، وفي حال كان المحتوى طويلاً يفضل أن يتم تقسيمه إلى نقاط لكي يكون أكثر وضوحاً وسهل الاستيعاب بالنسبة للمستقبل.

تأكد بأن يكون محتوى إيميلك مهني غير شخصي، وإحرص أن تكتبه وأنت في حالة إيجابية جيدة، لأن المراسلات في حالات الغضب أو الإحباط تؤثر على المحتوى وقد تجعل المتلقي يشعر بذلك.

4- الختام

هي آخر جملة في الإيميل، غالباً ما تكون كالخاتمة للموضوع الذي تم طرحه سابقاً في المحتوى، ويتم فيها ذكر الرغبة في التعاون وإنجاز الموضوع في أقرب وقت ممكن وتذييلها بتحية مختصرة.

5- التوقيع

التوقيع يتكون من اسم مرسل الإيميل مع مسماه الوظيفي بالإضافة لمعلومات التواصل الخاصة به وهي رقم هاتفه وعنوان بريده الإلكتروني وكذلك اسم الهيئة التي ينتمي إليها مع عنوانها.

تستطيع ضبط توقيع محدد خاص بك من خلال معظم برامج المراسلات التي تستخدمها بحيث يظهر تلقائياً عند كتابتك لأي إيميل.

أترك لكم في نهاية هذا المقال مثال توضيحي لإيميل مهني واحترافي، وسنكمل الجزء الثاني من النصائح في مقال قادم.